Softway
Gestionale aziendale verticalizzato per le aziende di trasporto e spedizione

Softway, soluzione verticale di Ad Hoc Revolution, soddisfa le esigenze gestionali delle aziende di trasporto e spedizione, con particolare attenzione all'area della logistica e del controllo di gestione.

Softway è ottimale sia per chi fa collettame, sia per il completista, che offre un servizio completo di presa e consegna merci, sia per le aziende che fanno groupage, ovvero che gestiscono carichi frazionati e tratte multiple con scambi di trazionisti/rimorchi.

Caratteristiche generali
Caratteristiche funzionali
Depliant Softway

Caratteristiche generali

La soluzione, integrata con i moduli di fatturazione, di contabilità generale e di contabilità analitica di Ad Hoc Revolution, è composta da tre moduli principali:

• Gestione ordini e contratti;
• Gestione viaggi e logistica;
• Contabilità analitica;

e da tre moduli aggiuntivi:

• Gestione imballi, per registrare lo spostamento di un certo tipo di imballo e di una certa quantità da un soggetto ad un altro (mittenti/destinatari/sub-vettori);
• Manutenzione automezzi, per gestire le manutenzioni del parco automezzi (scadenzari del magazzino ricambi, dei consumi dei pneumatici, delle schede di intervento sugli automezzi, ecc...);
• Data-mart infobusiness, per fornire nuove e approfondite analisi sia dell'attività di trasporto (analisi ordini/viaggi) sia della contabilità analitica (analisi dei costi e della marginalità).

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Caratteristiche funzionali

Gestione ordini e contratti

Protocolla automaticamente gli ordini e consente di raccogliere anche dati specifici come il tipo di merce da caricare/scaricare e le rispettive quantità, le combinazioni autista/automezzo/rimorchio da impegnare, il viaggio a cui assegnare l'ordine, ecc....
Possono essere anche raccolti i dati a "preventivo" circa le quantità ordinate, da consuntivare successivamente con quelle effettivamente trasportate; questo procedimento consente di avere una stima dei ricavi previsti prima di ricevere le bolle dei trasporti effettuati. Il modulo gestisce in maniera semplice anche ordini complessi, con più carichi e scarichi presso diversi mittenti/destinatari e ripetuti riposizionamenti. Possono essere riportati anche i dati di rifatturazione passiva del trasporto effettuato da sub-vettori/terzisti. Il modulo Gestione ordini e contratti consente inoltre di preimpostare tutte le condizioni contrattuali che determinano il prezzo di un ordine (o il costo da sostenere per un sub-vettore).

Gestione viaggi e logistica

Raggruppa sotto un'unica combinazione di automezzo/rimorchio/autista più ordini raccolti o parte di essi, calcola lo stato di carico del mezzo tappa per tappa, interroga gli ordini abbinati al viaggio, determina il percorso ottimale ed un piano di viaggio dettagliato, stima costi, tempi e percorrenze. È, quindi, indicato per chi fa groupage e gestisce carichi frazionati e tratte multiple con scambi di trazionisti/rimorchi, ecc. Il modulo prevede la funzione "bordereaux di viaggio", ovvero la gestione su base settimanale di un'agenda riepilogativa: si possono infatti valutare ed esaminare gli impegni degli automezzi per la settimana considerata, individuando la locazione degli stessi, quali sono liberi e/o occupati, quali effettuano carichi/scarichi/transiti in una determinata località, la merce trasportata, i clienti serviti, ecc...
La funzione "bordereaux di viaggio", insieme a quella di "analisi di prossimità" che consente di interrogare il proprio portafoglio ordini per individuare quali attività si svolgono nelle vicinanze di una qualsiasi località, assicurano, pertanto, l'ottimizzazione dei viaggi. La soluzione gestisce anche il trasporto intermodale, evidenziando la traccia dettagliata dello stato di carico e degli spostamenti delle casse mobili tra i diversi terminal utilizzando qualsiasi tipo di vettore (treni, navi, ecc.), nonché dei costi che ne derivano. Softway, grazie alla gestione tessere, può tener conto di tutte le spese relative ai viaggi, sia per contanti che per tessere di credito: si ha, dunque, l'opportunità, avendo precodificato delle voci di spesa e delle tessere, di registrare puntualmente ciascun movimento relativo ad anticipi contanti, spese di carburante, dogane, lavaggi, ecc..., con la possibilità di gestire anche eventuali riaddebiti delle stesse. Tutti i costi vengono imputati direttamente ai diversi automezzi e, se previsto, ai contratti o ai viaggi eseguiti (commesse).

Contabilità analitica

La gestione della contabilità analitica si avvale essenzialmente delle procedure di base del software Ad Hoc Revolution, a cui sono stati aggiunti dei moduli accessori per il calcolo dei coefficienti di ripartizione dei costi/ricavi sui centri di costo/ricavo di diverso livello, in funzione dei parametri raccolti nella gestione trasporti. Contabilità analitica permette la rilevazione dei rapportini di viaggio per raccogliere tutti i dati relativi all'attività di un dipendente/automezzo giorno per giorno, sia ai fini delle rilevazioni contabili sia per un attività di controllo e incrocio dei dati: il sistema, infatti, consente di ricostruire l'intera attività prevista per il dipendente/automezzo, allo scopo di evidenziare eventuali incongruenze tra i dati dichiarati dall'autista (tempo/km/consumi) e i valori medi calcolati dal software. Tale procedura, inoltre, permette di risalire agli ordini lavorati per un ulteriore controllo ed una rapida consuntivazione degli stessi. I dati rilevati, confrontabili anche con la procedura di gestione tessere, costituiscono un enorme patrimonio da gestire nell'ambito della propria contabilità analitica, per imputare ad esempio i costi del personale o per calcolare le trasferte, ecc.

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